Ochrana osobních údajů

Informace o zpracování a ochraně osobních údajů

Vážení zákazníci,

dovolte nám informovat vás o tom, jak v naší společnosti Mynd Video s.r.o., IČ: 06220762, se sídlem Drtinová 10, 150 00 Praha 5, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C/278343 (dále též "Mynd") v souvislosti s naší činností zpracováváme vaše osobní údaje.

Smyslem tohoto Informačního memoranda je poskytnout vám v přehledné a srozumitelné podobě základní informace o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o zpracovávaných osobních údajích, jaká jsou vaše individuální práva v souvislosti s ochranou vašich osobních údajů a kde a jakým způsobem je můžete uplatnit. Při veškerých uvedených činnostech se řídíme příslušnými právními předpisy a zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) [dále jen "Nařízení"].

Přečtěte si, prosím, pečlivě předložený text. Pokud v tomto Informačním memorandu nenaleznete odpovědi na vaše dotazy nebo budete chtít některé informace vysvětlit podrobněji, neváhejte se na nás obrátit na adrese Drtinová 10, 150 00 Praha 5, popřípadě elektronicky na e-mailové adrese: pk@mynd.com anebo telefonicky na čísle (+420) 608 175 152.

1. Obecné informace

1.1 Informace o správci osobních údajů

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv systematická operace s osobními údaji, jako je jejich shromažďování, zaznamenání, strukturování, řazení, používání, ukládání, pozměnění, vyhledávání, nahlédnutí, šíření, vymazávání nebo likvidace. Zpracovávat osobní údaje může buď správce, nebo zpracovatel. Správcem osobních údajů je ten, kdo vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi (tj. určuje účel a prostředky zpracování) a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči němu můžete uplatňovat svá práva na ochranu osobních údajů tak, jak jsou popsána dále. Zpracovatelem je pak ten, kdo zpracovává osobní údaje na základě smluvního vztahu se správcem.

Správcem vašich osobních údajů je kreativní agentura Mynd Video s.r.o., IČ: 06220762, se sídlem Drtinová 10, 150 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C/278343. Funkce pověřence pro ochranu osobních údajů nebyla zřízena, osobou zodpovědnou za zpracování a ochranu osobních údajů je Ing. Peter Kajan, jednatel Mynd; kontaktní údaje – e-mailová adresa: pk@mynd.com, tel. č.: (+420) 608 175 152.

1.2 Zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování vašich osobních údajů respektujeme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

1. vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelu jejich zpracování;
2. vaše osobní údaje vždy zpracováváme způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k nim, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití;
3. vždy vás srozumitelně informujeme o zpracování vašich osobních údajů a o vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, stejně jako o vašich dalších souvisejících právech;
4. v naší společnosti dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření tak, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji zákazníků, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

1.3 Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Údaje shromažďujeme především o našich zákaznících, jimž poskytujeme své služby, včetně potenciálních zákazníků, kteří se o naše služby zajímají anebo které jsme s naší nabídkou oslovili. Podle povahy situace zpracováváme také údaje o zástupcích našich zákazníků, včetně členů statutárních orgánů, a dále o osobách, které již zákazníky Mynd přestaly být, ale je zde oprávněný důvod k zpracování jejich osobních údajů. Zásadně zpracováváme pouze takové údaje, které jsou nezbytné k tomu, abychom vám mohli poskytovat profesionální služby a abychom dodržovali naše zákonné povinnosti a chránili své oprávněné zájmy. Předmětem zpracování jsou osobní údaje, které nám subjekty údajů samy nebo prostřednictvím svých zástupců poskytly, a to při jednání o uzavření smlouvy, ve smlouvě samotné anebo při poskytování služeb v průběhu trvání smluvního vztahu, konkrétně:

• základní identifikační údaje – jméno, příjmení, akademický titul, adresa trvalého pobytu, adresa sídla podnikání, identifikační nebo daňové identifikační
• kontaktní údaje – jiná korespondenční nebo kontaktní adresa, mobilní či jiné telefonní číslo, e-mailová
• popisné údaje – elektronická komunikace (tj. záznam komunikace se zákazníkem), číslo bankovního účtu a případně kamerové záznamy.

Pokud jde o záznam elektronické komunikace, je obsah této komunikace důvěrný s tím, že je užíván výhradně pro účely dodržování právních a smluvních povinností, ochrany našich oprávněných zájmů a pro účely péče o zákazníky. Obdobně kamerové záznamy z prostor sídla Mynd, které jsou pořizovány za účelem ochrany majetku a zdraví našich pracovníků, event. dalších osob vstupujících do těchto prostor jsou uchovávány pro případné použití jako důkazního prostředku v soudním sporu nebo trestním řízení.

Naše společnost zásadně nezpracovává osobní údaje spadající mezi zvláštní kategorie osobních údajů (tzv. citlivé údaje), jako například údaje vypovídající o rasovém či etnickém původu, filozofickém či náboženském přesvědčení, zdravotním stavu anebo sexuálním životě, včetně sexuální orientace fyzické osoby.

1.4 Zdroje osobních údajů

Jak je již uvedeno výše, osobní údaje získáváme od samotných subjektů údajů, tj. od vás – našich zákazníků a zájemců o naše služby, a to na základě obdržených žádostí, dotazů a zpráv v rámci jednání o uzavření smlouvy (při osobní komunikaci v sídle Mynd, při elektronické či písemné komunikaci vedené s našimi pracovníky anebo prostřednictvím webového kontaktního formuláře) a dále v průběhu trvání smluvního vztahu. V této souvislosti vás vždy informujeme o tom, zda poskytnutí osobního údaje je zákonným nebo smluvním požadavkem, případně požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, zda máte povinnost osobní údaje poskytnout a jaké jsou možné důsledky neposkytnutí vašich osobních údajů.

1.5 Příjemci osobních údajů

Při zpracování osobních údajů postupujeme vždy tak, aby vaše osobní údaje byly maximálně zabezpečeny a nemohly být zneužity. Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny vybraným pracovníkům naší společnosti uváděným vždy u příslušného účelu zpracování, tj. v souvislosti s plněním jejich pracovních úkolů, pouze však v rozsahu, který je v daném případě nezbytný pro výkon jejich pracovní činnosti a při dodržení příslušných bezpečnostních opatření technického i organizačního charakteru, která jsou pravidelně kontrolována, vyhodnocována a aktualizována. Pracovníci Mynd, kteří nakládají s vašimi osobními údaji, absolvují pravidelná školení a jsou vázáni povinností mlčenlivosti, která trvá i po skončení jejich pracovního angažmá v Mynd.

Naše společnost současně zajišťuje nejlepší možnou ochranu dat před neoprávněným přístupem, přenosem, ztrátou, zničením nebo zneužitím a jejich zabezpečení v souladu s Nařízením a dalšími právními předpisy vyžaduje i od všech svých zpracovatelů, kterými jsou:

• Účetnictví Praha s.r.o., která shromažďuje a zpracovává vaše identifikační, kontaktní a popisné údaje za účelem plnění našich účetních a daňových povinností vůči regulačním a státním orgánům, jež nám ukládá zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty a další obecně závazné právní,
• Banka, která je pověřena realizací plateb třetím,
• Mynd GmbH, která zajišťuje provoz naší webové stránky, umístěné na internetové adrese: https://www.mynd.com/cz, i za pomoci třetích stran (v podrobnostech viz Informace o zpracování osobních údajů prostřednictvím cookies a jiných webových,
• Provozovatel webového úložiště Dropbox – společnost Dropbox, Inc., která potvrdila a veřejně deklaruje shodu s Nařízením o GDPR a Ochraně osobních údajů,
• Poskytovatel e-mailových služeb – společnost Microsoft,
• The Rocket Science Group, LLC, která provozuje systém MailChimp, využívaný pro rozesílání newsletteru a obchodních sdělení – https://mailchimp.com/legal/privacy/.

S vybranými zpracovateli máme uzavřenou písemnou smlouvu o zpracování vašich osobních údajů, která obsahuje identické záruky pro proces zpracování údajů u těchto subjektů, jaké jsou nastaveny v naší společnosti. To platí i tehdy, pokud pověříme výkonem určité činnosti tvořící součást našich služeb naše spolupracovníky. Tito naši dodavatelé se stávají zpracovateli vašich osobních údajů a jsou oprávněni nakládat s Vašimi údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byli naši stranou pověřeni.

V důsledku používání webového úložiště Dropbox dochází k předání osobních údajů do USA: https://www.dropbox.com/help/security/physical-location-data-storage; Dropbox, Inc. se přitom zavázala k dodržování zásad programu "Privacy Shield" zajišťujícího odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, a to na základě Rozhodnutí Evropské komise 2016/1250 ze dne 12. července 2016 podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES o odpovídající úrovni ochrany poskytované štítem EU-USA na ochranu soukromí: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnCLAA0&status=Active

1.6 Zpřístupňování osobních údajů třetím osobám

V souladu s obecně závaznými právními předpisy je naše společnost oprávněna a povinna zpřístupňovat vaše osobní údaje příslušným orgánům státní a veřejné správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností.

1.7 Účely zpracování osobních údajů

Naše společnost zpracovává osobní údaje a další informace týkající se našich stávajících i bývalých zákazníků, případně dalších osob vymezených výše, v rámci podnikatelské činnosti spočívající v produkci animovaných videí, reklamy a vizualizací. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány pro účely:

1. a) jednání o smlouvě a splnění smlouvy (dále jen „plnění smlouvy“),
2. b) plnění našich právních povinností,
3. c) uplatňování nebo obhajoby našich právních nároků (dále jen „ochrana oprávněných zájmů“),
4. d) podpory prodeje našich služeb (dále jen „marketingové účely“).

Většina osobních údajů je zpracovávána na základě povinností uložených nám smlouvami anebo obecně závaznými právními předpisy. Pokud jsou některé osobní údaje zpracovávány mimo tento rámec, podléhají taková zpracování souhlasu subjektu údajů anebo jsou odůvodněny ochranou či uplatňováním našich oprávněných zájmů.

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a po dobu, která je nezbytná pro splnění daného účelu. Po splnění původního účelu, jímž je například plnění smlouvy, však můžeme osobní údaje zpracovávat pro jiné účely (typicky pro plnění zákonné archivační povinnosti apod.).

Plnění smlouvy

Vaše osobní údaje zpracováváme v prvé řadě pro účely související s plněním smluvních závazků, tj. pro účely platného uzavření a plnění smlouvy. Poskytnutí osobních údajů je tedy smluvním požadavkem a pro uzavření smlouvy nezbytné; neposkytnutí by mělo za následek nemožnost uzavřít smlouvu. V průběhu trvání smluvního vztahu je pak vaší smluvní povinností nahlašovat aktualizaci těchto údajů. Pokud smlouva podepsána nebyla, zpracováváme vaše osobní údaje jen tehdy, pokud jejich zpracování svědčí jiný účel.

Pro shora uvedené účely zpracováváme vaše základní identifikační údaje (jméno, příjmení, akademický titul, adresu trvalého pobytu, adresu sídla podnikání, identifikační nebo daňové identifikační číslo), kontaktní údaje (jinou korespondenční nebo kontaktní adresu, mobilní či jiné telefonní číslo, e-mailovou adresu) a popisné údaje (záznam elektronické komunikace, číslo bankovního účtu), a to po dobu trvání jednání o smlouvě, po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu trvání reklamačních a jiných lhůt vztahujících se ke smlouvě, v rámci které mohou smluvní strany uplatňovat svá práva a povinnosti. Právním titulem pro zpracování osobních údajů je zde plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení, jejíž smluvní stranou je zákazník jakožto subjekt údajů.

Plnění právních povinností

Při své činnosti se musíme řídit celou řadou právních předpisů a v nich stanovenými povinnostmi, zejména zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), ve znění pozdějších předpisů, aj. Poskytnutí osobních údajů je zákonným požadavkem a je tedy zpravidla povinné. Právním titulem pro zpracování je zde splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení. V případě neposkytnutí osobních údajů mohou být vůči vám uplatněny zákonné či smluvní sankce, případně může dojít i k ukončení smluvního vztahu. Současně musíme poskytovat nezbytnou součinnost příslušným orgánům státní správy, například správci daně anebo orgánům činným v trestním, přestupkovém či správním řízení, a to v rozsahu a za podmínek stanovených právními předpisy. Výše uvedené orgány jsou při výkonu své správní či jiné činnosti vázány povinností mlčenlivosti.

Pro uvedený účel zpracováváme osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Ochrana oprávněných zájmů

Abychom dostáli právním předpisům, které nám ukládají povinnosti v souvislosti s poskytováním služeb veřejnosti, uplatňujeme nebo obhajujeme naše právní nároky, a to v řízení před soudy nebo jinými orgány. Pokud jsme tedy nuceni vymáhat naše pohledávky právní cestou anebo jsme účastníky soudního řízení a řízení se týká vaší osoby, použijeme v nezbytném rozsahu vaše základní údaje, informace o poskytovaných službách, údaje z naší komunikace a případně i další údaje nezbytné k ochraně našich práv. Příjemci osobních údajů jsou v tomto případě příslušné orgány státní správy a v případě sporu též orgán rozhodující spor (soud apod.). Osobní údaje můžeme za podmínek stanovených právními předpisy předat v nezbytném rozsahu dalším subjektům, pokud je to nezbytné pro ochranu našich práv, například právnímu zástupci.

Jak již bylo uvedeno výše, naše společnost prostřednictvím kamerového systému, jenž je umístěn v prostorách sídla Mynd, záznamem monitoruje jednotlivá pracoviště tak, aby ochránila svůj majetek, resp. vaše obchodní i osobní údaje před případným protiprávním jednáním a zajistila bezpečí pro své pracovníky. Počítejte tedy s tím, že kdykoliv půjdete do našich kancelářských prostor, bude vaše návštěva monitorována. O provozování kamerového systému vás informujeme cedulemi při vstupu do sledovaného prostoru. Kamerové záznamy mohou být předány pro účely oprávněných zájmů naší společnosti orgánům činným v trestním řízení. Mimo tento účel jsou kamerové záznamy předávány orgánům činným v trestním řízení pouze v případě, že jsou z jejich strany vyžádány v souladu se zákonem. Pokud není nutné záznamy uchovat z důvodů trestního, správního nebo jiného řízení, jsou záznamy pravidelně vymazávány, a to nejpozději do 30 dnů od jejich pořízení.

Právním titulem pro zpracovávání osobních údajů jsou zde oprávněné zájmy Mynd dle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, a to konkrétně oprávněné zájmy na ochraně našeho majetku a uplatňování a obhajobě našich právních nároků. Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje, dokud trvá náš oprávněný zájem (zpravidla po dobu trvání promlčecích lhůt, kdy můžeme mít zájem uplatňovat nebo obhajovat naše právní nároky, a v případě zahájení soudního, exekučního nebo jiného obdobného řízení po dobu tohoto řízení až do jeho pravomocného skončení). Kamerové záznamy z prostor sídla Mynd jsou uchovávány nejdéle po dobu 30 dnů od jejich pořízení.

Marketingové účely

Abychom měli možnost nabídnout svým zákazníkům co nejlepší služby, které pro ně budou vhodné a budou je skutečně zajímat, potřebujeme zpracovávat o těchto osobách osobní údaje. Činnosti spadající pod marketingové účely zahrnují rozličné marketingové aktivity s cílem zkvalitnit poskytované služby a přizpůsobit nabídku skutečným potřebám našich zákazníků. Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje na základě následujících právních

• Oprávněných zájmů Mynd dle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, a to konkrétně oprávněných zájmů na podpoře prodeje našich služeb, kdy zpracováváme pouze vaše základní identifikační a kontaktní údaje (nikoli ovšem automatizovaně, s výjimkou provozu webové stránky), pokud nabízené služby souvisejí s původně zakoupenými službami a v rozsahu, v jakém můžete legitimně očekávat nabízení podobných služeb; toto nabízení ze strany Mynd je možné kdykoliv ukončit vznesením námitky (viz dále poučení o vašich
• Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů pro zasílání obchodních sdělení podle čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení za podmínek a v rozsahu stanoveném v uvedeném souhlasu; souhlas udělujete vždy zcela dobrovolně a můžete jej kdykoli odvolat, přičemž neudělení nebo odvolání souhlasu nemá žádné důsledky na váš smluvní vztah a na využívání našich služeb, pro které není tento souhlas potřebný.

Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje na základě oprávněného zájmu po dobu, dokud náš oprávněný zájem trvá (zpravidla po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem a dále po dobu 5 let), anebo po dobu uvedenou v příslušném souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme marketingovým partnerům ani žádným třetím stranám. Obchodní sdělení týkající se nabídky našich služeb vám zasíláme ve formě listinné či e-mailové korespondence (včetně newsletteru) anebo vám tyto informace poskytujeme v telefonním hovoru či ve formě SMS zprávy. Ze zasílání nabídek, popř. jen z oslovování určitými kanály se můžete kdykoli odhlásit přímo v uvedených písemných a e-mailových sděleních nebo SMS zprávách, v nichž je včleněna možnost zastavení jejich zasílání.

1.8 Doba zpracování osobních údajů

Při nakládání s vašimi osobními údaji ctíme zásadu datové minimalizace – máme nastavena přísná vnitřní pravidla archivace, která zajišťují, že údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni. Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že osobní údaje již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme.

1.9 Předávání osobních údajů v ČR a do zahraničí

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na území České republiky a s výjimkou bodů 1.5 a 1.6 tohoto Informačního memoranda nejsou předávány žádným třetím subjektům ani na území České republiky ani do zahraničí.

2 Informace o zpracování osobních údajů

2.1 Zpracování osobních údajů bez souhlasu zákazníka

Naše společnost zpracovává osobní údaje zákazníků bez jejich souhlasu z níže uvedených důvodů:

1. Plnění smluvních povinností vyplývajících ze smlouvy se zákazníkem za účelem

a) řádného poskytování služeb a dodržování smluvních povinností,
b) nabízení služeb, které souvisejí s uzavřenou smlouvou;

2. Plnění zákonných a jiných právních povinností, které spočívají zejména v
a) plnění oznamovacích povinností vůči orgánům veřejné moci,
b) plnění povinností vyplývajících z obecně závazných právních předpisů;

3. Ochrana našich práv a právem chráněných zájmů, kde se jedná zejména o zpracování osobních údajů v případě
a) vedení soudních sporů či jiné sporné agendy,
b) vymáhání našich pohledávek.

2.2 Zpracování osobních údajů se souhlasem zákazníka

Jedná se o situace, kdy zákazník dobrovolně udělí souhlas ke zpracování jím poskytnutých údajů za určitým účelem. Tímto způsobem zpracováváme osobní údaje za účelem nabízení našich služeb, a to různými způsoby (pozemní poštou, telefonicky, ve formě SMS zprávy či elektronickými prostředky), přičemž toto nabízení není podloženo ani plněním smlouvy ani zákonným rámcem zpracování osobních údajů. Uvedený souhlas může být kdykoliv odvolán – o předmětné možnosti a způsobu odvolání zákazníka vždy poučíme.

2.3 Činnosti zpracování osobních údajů

Evidence zákazníků

• účel zpracování: plnění povinností vyplývajících z uzavřených smluv, plnění povinností vyplývajících z obecně závazných právních předpisů, zajištění činnosti Správce
• právní titul: plnění smlouvy, plnění právních povinností, ochrana oprávněných zájmů Správce
• subjekt údajů: zákazníci
• od koho jsou údaje získávány: od zákazníků
• kategorie osobních údajů: základní identifikační údaje (jméno, příjmení, akademický titul, adresa trvalého pobytu nebo sídla podnikání, IČ, DIČ), kontaktní údaje (jiná korespondenční nebo kontaktní adresa, mobilní nebo jiné telefonní číslo, e-mailová adresa), popisné údaje (číslo bankovního účtu, záznam elektronické komunikace, záznam o datu a délce telefonické komunikace)
• jak a kde jsou údaje ukládány a kdo k nim má přístup: smlouvy se zákazníky v listinné podobě jsou uchovávány v uzavřeném kancelářském boxu, jenž se nachází v kanceláři sídla Mynd a k němuž mají přístup statutární orgán a vedoucí kanceláře; elektronické verze těchto smluv jsou uloženy na centrálním serveru, který je synchronizován s webovým uložištěm Dropbox, přičemž přístup, k němuž jsou oprávněni členové managementu (tj. statutární orgán a vedoucí zaměstnanec kanceláře), je podmíněn identifikací uživatele (přístupovým heslem) a podléhá datovému záznamu
• jak jsou údaje chráněny: uzamčením (v případě listinných a kontrasignovaných smluv), datalogem (v případě elektronických verzí smluv)
• kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny, včetně příjemců ve třetích zemích nebo mezinárodních organizacích: provozovateli webového úložiště Dropbox – společnosti Dropbox, Inc., poskytovateli e-mailových služeb – společnosti Microsoft Corporation, provozovateli systému MailChimp a externí účetní firmě (Účetnictví Praha s.r.o.)
• informace o případném předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace, včetně identifikace této třetí země nebo mezinárodní organizace, a v případě předání podle čl. 49 odst. 1 druhého pododstavce doložení vhodných záruk: v důsledku používání webového úložiště Dropbox dochází k předání osobních údajů do USA: https://www.dropbox.com/help/security/physical-location-data-storage; společ-nost Dropbox, Inc. se přitom zavázala k dodržování zásad programu "Privacy Shield" zajišťujícího odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, a to na základě Rozhodnutí Evropské komise 2016/1250 ze dne 12. července 2016 podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES o odpovídající úrovni ochrany poskytované štítem EU-USA na ochranu soukromí – viz níže:
• https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnCLAA0&status=Active
• doba uchovávání osobních údajů: v návaznosti na zákonné archivační povinnosti – účetní závěrky po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo; účetní doklady, účetní knihy a přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají
• oddělení nebo osoba odpovědná za zpracování: Peter Kajan

Evidence zájemců o služby

• účel zpracování: zasílání obchodních sdělení s nejnovějšími informacemi o stávajících i nových službách Mynd
• právní titul: souhlas
• subjekt údajů: zájemci o služby Mynd – potenciální zákazníci
• od koho jsou údaje získávány: od zájemců o služby (potenciálních zákazníků) na základě zpráv zaslaných prostřednictvím webového kontaktního formuláře a jinak udělených souhlasů se zpracováním osobních údajů
• kategorie osobních údajů: základní identifikační údaje (jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu), kontaktní údaje (jiná korespondenční nebo kontaktní adresa, mobilní nebo jiné telefonní číslo, e-mailová adresa)
• jak a kde jsou údaje ukládány a kdo k nim má přístup: údaje jsou uchovávány v elektronické podobě na centrálním serveru, který je synchronizován s webovým uložištěm Dropbox, přičemž přístup, k němuž jsou oprávněni členové managementu (tj. statutární orgán a vedoucí zaměstnanec kanceláře) a pracovník odpovědný za marketing, je podmíněn identifikací uživatele (přístupovým heslem) a podléhá datovému záznamu
• jak jsou údaje chráněny: datalogem
• kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny, včetně příjemců ve třetích zemích nebo mezinárodních organizacích: provozovateli webového úložiště Dropbox – společnosti Dropbox, Inc. a provozovateli systému MailChimp
• informace o případném předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace, včetně identifikace této třetí země nebo mezinárodní organizace, a v případě předání podle čl. 49 odst. 1 druhého pododstavce doložení vhodných záruk:
• v důsledku používání webového úložiště Dropbox dochází k předání osobních údajů do USA: https://www.dropbox.com/help/security/physical-location-data-storage; společnost Dropbox, Inc. se přitom zavázala k dodržování zásad programu "Privacy Shield" zajišťujícího odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, a to na základě Rozhodnutí Evropské komise 2016/1250 ze dne 12. července 2016 podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES o odpovídající úrovni ochrany poskytované štítem EU-USA na ochranu soukromí – viz níže:
• https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000GnCLAA0&status=Active
• doba uchovávání osobních údajů: do odvolání souhlasu, nejpozději však do 5 let od jeho udělení
• oddělení nebo osoba odpovědná za zpracování: Peter Kajan

Sběr dat návštěvníků webu

Viz Informace o zpracování osobních údajů prostřednictvím cookies a jiných webových technologií.

Způsob zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně a rovněž pomocí prostředků výpočetní techniky.

3 Práva vlastníků údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu s právem. Kdykoliv během zpracování můžete jako náš stávající nebo bývalý zákazník, popř. jako zájemce o naše služby využít za podmínek stanovených Nařízením následujících práv:

3.1 Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo požadovat od nás přístup k osobním údajům, které se vás týkají, a zejména právo obdržet od nás informaci o tom, jaké osobní údaje o vás zpracováváme, případně i právo na pořízení kopie těchto osobních údajů.

3.2 Právo na aktualizaci, opravu či doplnění osobních údajů

Máte právo na opravu osobních údajů, tj. právo na to, abychom aktualizovali nebo jinak upravili, popř. doplnili nesprávné nebo nepřesné údaje, které se vás týkají.

3.3 Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů nejste povinni Mynd udělit a zároveň jste oprávněni kdykoliv jej odvolat. Pokud svůj souhlas odvoláte, ukončíme zpracování vašich osobních údajů k účelům vyžadujícím daný souhlas.

3.4 Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud jsou osobní údaje zpracovány pro účely našich oprávněných zájmů anebo účely přímého marketingu. Pokud vznesete námitku, nebudeme zpracovávat vaše osobní údaje do té doby, dokud neprokážeme závažné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon anebo obhajobu našich právních nároků. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudeme již vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávat.

3.5 Právo na výmaz osobních údajů

Máte také právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“), tj. právo, abychom vaše osobní údaje vymazali, pokud budou splněny následující předpoklady, tedy osobní údaje nebudou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovávány, nebo jste odvolali souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovávány, a neexistuje další právní důvod pro jejich zpracování, nebo osobní údaje byly zpracovávány protiprávně, nebo je právní povinností (ať již na základě práva EU anebo českého práva) osobní údaje vymazat anebo pokud vznesete námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu, neexistují-li žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování na naší straně, případně pokud vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (tj. nebudeme vám dále zasílat adresná obchodní sdělení).

Pokud vaši žádost shledáme jako opodstatněnou, závadný stav bezplatně odstraníme. Právo na výmaz se však neuplatní, pokud jsou po nás osobní údaje nezbytně nutné pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků, anebo je naší právní povinností vaše osobní údaje zpracovávat.

3.6 Právo na omezení zpracování osobních údajů

Můžete po nás požadovat omezení zpracování, tedy abychom omezili zpracování v případě, kdy popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu, než tyto skutečnosti ověříme, nebo v případě protiprávního zpracování, nebo v případě, kdy osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale uvedené údaje jsou nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu vašich právních nároků a rovněž v případě, kdy jste podali námitku týkající se údajů, které o vás zpracováváme na základě oprávněného zájmu, a to po dobu ověření oprávněnosti takového zpracování.

Pokud uplatníte vaše právo na omezení zpracování a bude naplněna některá z výše uvedených podmínek, provedeme v našich systémech záznam, že se na dané údaje vztahuje omezení, a takové údaje nebudeme aktivně dále zpracovávat (vyjma případů vyplývajících z obecně závazných právních předpisů). Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, režim omezení zpracování osobních údajů zrušíme. O tom vás budeme předem informovat.

Shora uvedená práva můžete uplatnit písemně na adrese Drtinová 10, 150 00 Praha 5, případně elektronicky na e-mailové adrese pk@mynd.com anebo telefonicky na telefonním čísle (+420) 608 175 152 Vaši žádost vyřídíme nejpozději do jednoho kalendářního měsíce. V případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí jsme oprávněni lhůtu prodloužit až o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů vás budeme informovat.

Veškerá sdělení a vyjádření k vámi uplatněným právům poskytujeme zásadně bezplatně. Pokud by však žádost byla zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni účtovat si přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací anebo žádost odmítnout.

3.7 Právo podat podnět či stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů

Máte-li za to, že došlo k porušení povinností stanovených právními předpisy na ochranu osobních údajů (zejména Nařízení), můžete se obrátit s podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, na webové adrese: https://www.uoou.cz/.

4 Platnost a účinnost informačního memoranda

Toto Informační memorandum nabývá platnosti a účinnosti dne 1. 5. 2018. Aktuální znění dokumentu je uveřejněno na webové stránce Mynd, umístěné na internetové adrese http://mynd.com/cz/.